Activity Based Working (ABW) – was ist das und wie funktioniert es?

Die Arbeitswelt befindet sich mitten im Neugestaltungsprozess. Der Begriff „New Work“ ist dabei stets präsent. Es geht unter anderem um die Anpassung von Strukturen und Prozesse, um Flexibilität und Autonomie zu fördern. Einer dieser Werkzeuge des New-Work-Ansatzes ist Activity Based Working (ABW). Dieser Ansatz steht für eine flexible und effiziente Arbeitsweise, indem die Arbeitsumgebung der Arbeitsart untergeordnet wird. Das heißt, für jede Aufgabe gibt es den passenden Arbeitsort. Was genau es damit auf sich hat, welche Vorteile ABW mit sich bringt und wie du das Konzept bei dir im Unternehmen umsetzen kannst, erfährst du in diesem Beitrag!

Inhaltsverzeichnis:

• Activity Based Working – was ist das überhaupt?
  • Die Ursprünge von ABW
  • Hintergründe und Grundprinzipien
• Die Vorteile von ABW
• Herausforderungen
• So baust du Activity Based Working effektiv in deinem Unternehmen ein
• FAQ: Fragen und Antworten rund um ABW

Activity Based Working – was ist das überhaupt?

Activity Based Working ist ein Arbeitsmodell, das darauf abzielt, Mitarbeitenden maximale Flexibilität und Selbstständigkeit bei der Wahl des Arbeitsortes und der Arbeitsweise zu geben. Dabei wird sowohl die physische als auch die digitale Arbeitsumgebung entsprechend gestaltet. Das Konzept folgt dem Gedanken, dass kein Arbeitsort für alle Aufgaben geeignet ist. Unterschiedliche Tätigkeiten müssen in unterschiedlichen Arbeitsräumen oder an verschiedenen Arbeitsplätzen ausgeführt werden für maximale Effizienz.

H3: Die Ursprünge von ABW

Bereits in den 1970er-Jahren begannen Unternehmen flexiblere Arbeitsumgebungen zu schaffen, um sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die Effizienz zu steigern. Flexible Bürostrukturen und dynamisch gestaltete Bürolandschaften lösten teilweise das standardisierte Großraumbüro ab. Dieser Übergang wurde maßgeblich von den Architekten Phillip Stone und Robert Luchetti initiiert.

Hintergründe und Grundprinzipien

Der statische Arbeitsstil an einem Ort soll durch Activity Based Working abgelöst werden. Zudem soll dieses Arbeitsplatzkonzept Mitarbeitende dazu ermutigen für jede Aufgabe, die für sie beste Arbeitsumgebung zu finden. Denn nicht für jede Aufgabe eignet sich jeder Arbeitsbereich. So sollten nach dem Konzept des Activity Based Workings unterschiedliche Arbeitszonen für verschiedene Arbeitstypen geschaffen werden. Dazu gehören stille Arbeitszonen, die sich für vertrauliche oder wichtige Telefonate eignen. Hier können auch Aufgaben durchgeführt werden, die besonders viel Konzentration benötigen. Spezielle Telefonboxen oder auch das Homeoffice eignen sich dafür. Generell sollte das Homeoffice als integraler Bestandteil der Arbeitsplatzgestaltung betrachtet werden. So haben Mitarbeitende die Möglichkeit, auch von zu Hause aus zu arbeiten, wenn sie dort bei bestimmten Aufgaben produktiver sind. Meetingräume können als Treffpunkt für Besprechungen und zum gemeinsamen Arbeiten dienen. Wenn möglich, kann für das kollaborative Arbeiten oder für Aufgaben, die mehr Kreativität erfordern, offene Büroräume, die die Kreativität und Kommunikation fördern, angelegt werden. Eine Kaffeeküche dient als Raum zum lockeren Austausch und zur Entspannung. Ebenso sollten auch Ruhezonen eingerichtet werden für Mitarbeitende, die eine Pause nur für sich und ohne viel Trubel benötigen.

Ziel ist es, dass sich die Mitarbeitenden nicht mehr nach ihrem zugewiesenen Arbeitsplatz richten müssen, sondern selbst entscheiden können, welche Büroräume sie für welche Aufgabe nutzen. Bei der Gestaltung von Büroumgebungen ist es wesentlich, vier grundlegende Tätigkeitsbereiche zu berücksichtigen: Konzentration, Zusammenarbeit, Lernen und Kreativität sowie soziale Interaktion und Erholung. Jeder dieser Bereiche dient einem spezifischen Arbeitsmodus und unterstützt so die vielfältigen Bedürfnisse der Mitarbeitenden.

Die Vorteile von ABW

Das Arbeitskonzept Activity Based Working bietet viele Vorteile für dein Unternehmen. Dazu gehören:

• Produktivitätssteigerung: Indem du deinen Mitarbeitenden die Freiheit gibst, den Büroalltag und die Büronutzung selbst zu gestalten, können sie die Arbeitsumgebung wählen, die am besten zu ihren Aufgaben passt. Damit steigerst du die Produktivität deiner Mitarbeitenden.
• Mitarbeiterbindung: Dank der Freiheit deiner Belegschaft, die Arbeitsabläufe und Arbeitsplätze selbst zu wählen, erhöhst du auch deren Zufriedenheit. Sie können eine bessere Work-Life-Balance erreichen, indem sie zum Beispiel auch mal im Homeoffice arbeiten können, wenn dies ihr Privatleben erfordert. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit führt auch zu stärkerer Mitarbeiterbindung.
• Kreativität und Innovation: Indem du die Büroumgebung anpasst und für Arbeitszonen sorgst, die auch die Kommunikation und Kollaboration fördern, schaffst du Möglichkeiten für kreative Prozesse und Austausch. Damit stärkst du auch die Innovationsfähigkeit und -kraft.
• Raumnutzung optimieren: Mit ABW kommt es zu einer effizienteren Raumnutzung, da feste Arbeitsplätze abgeschafft werden. Zudem sorgt die Option des Homeoffices dafür, dass nicht immer alle Mitarbeitende im Büro sind. Dies kann auch zur Kostenreduzierung führen.

Herausforderungen

Natürlich gibt es bei diesem Prinzip auch einige Herausforderungen. Kosteneinsparungen wirst du mit der Umgestaltung zunächst nicht machen. Denn die Anpassung der Bürofläche an das dezentrale Arbeiten kann auch eine Kostenfrage sein. Hast du einmal alles angepasst, können, wie oben bereits erwähnt, auch Kosten reduziert werden. Die neue Arbeitsstruktur kann darüber hinaus auch zunächst zu Gegenwind in der Belegschaft führen. Es erfordert ein Umdenken des gesamten Teams, damit dieses Bürokonzept erfolgreich ist. Je nachdem kann es zunächst schwierig werden, die flexible Nutzung effizient umzusetzen. Ohne ein geeignetes Management der Besprechungsräume, Rückzugsorte und Telefonboxen kann es auch zu Überbuchungen und Raummangel kommen.

So baust du Activity Based Working effektiv in deinem Unternehmen ein

Die Umsetzung des Activity Based Working Prinzips erfordert eine durchdachte Planung. Damit die Schaffung dezentraler Arbeitsflächen erfolgreich wird, solltest du im ersten Schritte bestehende Arbeitsstrukturen analysieren. Welche Tätigkeiten führen deine Mitarbeitenden aus? Welche Anforderungen stellen diese? Mit diesen Erkenntnissen ist die Büroplanung einfacher. Es hilft natürlich auch, Mitarbeitende in die Bürogestaltung direkt einzubeziehen. Frage sie einfach, was ihnen bisher schon gefällt, welche Ablenkungen es momentan gibt und was ihnen noch fehlt.

Nun kannst du mit der Büroplanung und der Schaffung von verschiedenen Arbeitsflächen beginnen. Integriere Bereiche, die die vier Arbeitsweisen abdecken wie ruhige Orte und Räume für Videokonferenzen oder Besprechungen, aber auch für Einzelarbeit.

Die Ausstattung an den jeweiligen Orten ist ebenso wichtig. Jeder Mitarbeitende sollte die Option haben, die Arbeitsmittel auf sich selbst einzustellen. Daher sind höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Schreibtischstühle unverzichtbar.

Nachdem du die neue Arbeitsstruktur eingeführt hast und deine Mitarbeitende alle Arbeitsbereiche testen konnten, kannst du sie nach Feedback fragen, um die Arbeitsformen des Activity Based Workings zu verbessern und schließlich zu perfektionieren.